Шаблоны документов

Для чего нужны шаблоны документов?

Шаблоны документов нужны для автоматического заполнения полей и таблиц в документах MS Word данными из базы. Это позволяет создавать такие документы как Заявка, Счет, Накладная, Счет-фактура, Договор, Акт и многое-многое другое. Их можно печатать, отправлять по почте и т.п.

Как работают шаблоны документов?

В любой таблице появляется пункт меню Шаблоны документов.

Выбор меню Шаблоны в таблице

Выбор этого меню открывает список шаблонов документов по данному объекту.

Выбор шаблона

Выбрав шаблон и нажав кнопку Заполнить вы получите заполненный документ.

Подготовка к использованию шаблонов документов

Эти настройки достаточно произвести один раз.

  • Создайте карточку для объекта Шаблон документа. Добавьте в нее поле Название.
  • Создайте таблицу для объекта Шаблон документа. Добавьте в нее поля Название и Файл.

Настройка шаблона документа

Дайте пользователю право доступа к настройке шаблонов документов.

Разрешите пользователю добавлять и редактировать шаблоны.

После перелогина выберите меню Настройки - Шаблоны документов. Появится диалог, в котором происходит настройка шаблонов документов.

Пустое окно для настройки шаблонов документов

Описание зон окна:

  1. Список всех шаблонов по всем объектам.
  2. Объект шаблона.
  3. Поля объекта шаблона.
  4. Поля объектов дочерних связей, если они есть.

В разделе Документ находятся следующие кнопки:

  • Создать - создает новый документ в MS Word.
  • Открыть - открывает ранее сохраненный документ MS Word или предлагает указать имеющийся.
  • Сохранить - сохраняет документ MS Word и отмеченные поля.
  • Закрыть - закрывает документ MS Word без сохранения.

В третьей и четвертой зоне находятся поля, которые вставляются в документ. Там есть кнопки:

  • Изменить - переименовывает поле, чтобы оно могло быть более коротким.
  • Вставить - вставляем поле в документ MS Word туда где стоит курсор.

В четвертой зоне на отмеченном поле можно щелкнуть правой кнопкой и задать сортировку.

Пример настройки шаблона

Предположим, что требуется создать шаблон, в который будет выводиться информация о клиенте и его покупках.

  1. Добавляем новый шаблон, нажав кнопку Добавить (слева).
  2. Создаем новый документ нажав кнопку Создать. Открывается MS Word с новым чистым документом.
  3. Формируем шаблон без полей.
  4. Выбираем объект Компания.
  5. Отмечаем нужные поля и вставляем их в документ. Для этого нужно:
    1. Установить курсор в документе в нужное место.
    2. Выделить нужное поле в программе и нажать кнопку Вставить.

Если требуется, настройте сортировку в таблицах.

Вот так выглядит настройка шаблона документа в программе:

Настроенный шаблон документ в программе

А так выглядит сам шаблон документа с полями:

Настроенный шаблон MS Word с полями

Остается все сохранить. Для этого нажмите кнопку Сохранить в программе. При сохранении программа спросит куда сохранить документ MS Word.

Заполнение шаблона документа

Для использования шаблонов документов нужно для пользователя и для объекта дать соответствующее разрешение. Затем:

  1. Открыть таблицу нужного объекта.
  2. Выделить нужную запись в таблице.
  3. Выбрать меню Еще - Шаблоны документов.
  4. Выделить нужный шаблон и нажать кнопку Заполнить.

В результате получим заполненный шаблон.

Заполненный шаблон

Теперь вы можете распечатать этот документ или сохранить его, если требуется.

Дополнительная информация

  • Используйте поля не более 255 символов длиной (по версию 1.12).
  • Не закрывайте вручную документ в MS Word. Закрывайте его только через программу кнопкой Закрыть.
  • Используйте поля дочерних объектов только в таблицах MS Word.
  • Используйте в таблицах специальный шаблон [N] для порядковой нумерации данных в таблицах.
  • В сетевой версии располагайте шаблоны по сетевому пути.
  • При вставке поля дочернего объекта вы увидите число, не удаляйте его. Это код связи. Он нужен.
  • Если вы решили переименовать поле, то сначала переименуйте его, а потом вставляйте.
  • Заполняются только поля, отмеченные галочкой.
  • Используются только поля объекта и поля дочерних объектов. Поля дочерних объектов дочерних объектов использовать нельзя.
  • В одном шаблоне можно использовать сразу несколько таблиц дочерних объектов.
  • Путь к шаблону документа может быть относительный (начинается с точки):
    .\Шаблоны\Счет.doc
  • Двойной клик по элементу иерархии ставит на нем флаг и вставляет в документ.
  • Нравится
  • Google+