Импорт данных

Импорт данных возможен в любые объекты, которые вы создали. Прежде чем приступить к импорту убедитесь, что вы понимаете как хранятся данные в базе.

Право доступа к импорту

Чтобы воспользоваться импортом данных, нужно дать соответствующее право доступа конкретному пользователю к конкретному объекту.

Вызов импорта

Импорт данных можно вызвать из двух мест.

Из панели инструментов нужной таблицы Еще - Импорт:

Вызов импорта из таблицы

Из главного меню Сервис - Импорт:

Вызов импорта из главного меню

Структура данных

Исходные данные, которые у вас есть скорее всего не совпадают с вашей структурой данных.

Возьмем для примера эти исходные данные в Excel:

Исходные данные в excel

И эту схему базы данных:

Схема базы данных

Как видите у нас проблема. В исходных данных - одна таблица, а в базе данных - три таблицы.

Разделение данных

Первое, что нам нужно сделать, это выделить компании и продукты в отдельные страницы Excel.

Чтобы все было наглядно переименуем страницы в excel в соответствии с данными:

Переименованные вкладки excel

Затем, перенесем уникальные названия компаний на одноименную вкладку excel. Это можно сделать с помощью расширенных фильтров Excel. Отсортируем компании и проставим каждой компании уникальный код.

Компании

Также поступим с продуктами. Но еще захватим цены.

Продукты

Компании и продукты уже готовы для импорта. Но давайте сначала подготовим для импорта таблицу продаж.

Добавление столбца с внешними кодами

Как вы уже знаете, в полях-ссылках могут быть только целые числа. Это значит, что в таблице продаж вместо названий компаний и продуктов должны быть их коды. Добавьте в продажи два столбца для кодов компаний и продуктов:

Добавьте в excel столбцы для кодов

Заполните их соответствующими кодами. Например, с помощью функции Excel ВПР.

Столбцы заполнены

Еще раз: при импорте продаж мы будем импортировать не названия компаний и продуктов, а их коды.

Импорт в нужном порядке

Сохраните все три страницы Excel (компании, продукты и продажи) в текстовые файлы с разделителями табуляции. Дайте им соответствующие имена.

Данные сохранены в три текстовые файлы

Сначала нужно импортировать данные в родительские объекты Компании и Продукты. Если вы попробуете сначала импортировать в Продажи, то получите ошибку. Программа не позволит сохранить запись продажи с кодом отсутствующей компании (или продукта).

Связывание полей и импорт

Импорт компаний

С импортом компании проблем возникнуть не должно. Выберите текстовый файл компании в поле Файл.

Связывание полей компании

Свяжите код и название компаний. Это укажет программе из каких полей текстового файла в какие поля объекта переносить данные.

  • Левая таблица показывает поля объекта и связанное с полем объекта текстовое поле файла.
  • Правая таблица показывает поля текстового файла.

Чтобы связать поля выделите поле объекта и поле файла и нажмите кнопку Связать. Можно еще выделить одно поле и дважды щелкнуть по другому полю, что тоже приведет к связыванию полей.

  • Связать - связать два выделенных поля.
  • Очистить - очистить связь выделенного поля.
  • Связать все - связать все поля по названию.
  • Очистить все - очистить все связи.

Нажмите Импорт и данные импортируются.

Импорт продуктов

В импорте продуктов нужно импортировать три поля: код, название и цену:

Связывание полей продукта

Импорт продаж

При импорте продаж будьте внимательны.

Связывание полей продаж

  • Код не импортируем. Его связывать ни с чем не нужно и программа сама придумает ему значение.
  • Цену не импортируем, т.к. она устанавливается формулой при присвоении продукта (вернее его кода).
  • Продукт нужно связать с кодом продукта, а не с продуктом.
  • Стоимость не импортируем, она вычисляется формулой.
  • Компанию нужно связать с кодом компании.

Кстати, Цену и Стоимость в некоторых случаях импортировать нужно. Например, тогда когда цена продукта менялась, а стоимость продукта была выше или ниже чем по прайсу (скидки или наценки).

Горячие клавиши.

  • Нравится
  • Google+